Ügyfél neve: Duna Takarékszövetkezet
Projekt ideje: 2010-2011
Projekt leírása: A Duna Takarékszövetkezet olyan általános folyamatmenedzsment rendszert keresett, amellyel hatékonyabb, áttekinthetőbb szervezeti működés valósítható meg a több mint 30 tagot számláló fiókhálózatában. Céljai eléréséhez a WokrflowGen vállalati folyamattámogató eszköz nagyvállalati verzióját, és az EastDoc űrlapkezelő rendszert választotta.
A rendszer sikeres bevezetése után, Magyarország legnagyobb szövetkezeti pénzintézeténél, így a korábban gyakran „papír alapon” vezettet ügyek helyett, már egy központosított Workflow rendszer áll rendelkezésre, amely a vállalat egészének egységes ügykezelést, és ezen keresztül pontosabb, részletesebb vezetői információkat biztosít. A rugalmas, könnyen paraméterezhető keretrendszer pedig biztosítja, hogy az üzleti folyamatok mindig összhangban legyenek a változó környezettel.
Ügyfél neve: MAG - Magyar Gazdaságfejlesztési Központ Zrt.
Projekt ideje: 2010-2011
Projekt leírása: „Pályázatkezelési folyamatokat támogató Workflow rendszer a hozzá kapcsolódó szolgáltatásokkal”
Az EASTRON Kft., olyan szakmai munkát is segítő, pályázatkezelési folyamatokat támogató Workflow rendszert vezetett be, mely a MAG Zrt. elődszervezetei által kialakított és a használatban lévő hazai pályázatkezelő rendszereket, a saját fejlesztésű MS Access alapú adatbázisokat és MS Excel nyilvántartásokat kiváltotta, valamint az uniós pályázatkezelő rendszerekhez kapcsolódva támogatást nyújt a pályázatkezelési folyamatok hatékonyabb elvégzésében, követhetőségében és riportolásában.
Ügyfél neve: APDRP (Agenţia de Plăţi pentru Dezvoltare Rurală şi Pescuit) Vidék- és Halászatfejlesztési Kifizetések Ügynöksége, Bukarest, Románia
Projekt ideje: 2008, 2005
Projekt leírása: Ügymenetkezelés a pályázati kiírások lebonyolításánál. A rendszer feladata a Mezőgazdasági Minisztérium és az Európai Unió által jóváhagyott kiírások ügymenetének lebonyolítása. A kiírások általában 4 fő tevékenységre oszthatók: elbírálás, kiválasztás, szerződéskötés, kifizetés.
Az ügymenetkezelő rendszernek olyan folyamatokat is kell tartalmaznia melyek lehetővé teszik a külső (EU) és belső (országos) ellenőrzést (auditálást). Ezen belül a kifizetések leellenőrzésére, visszaszolgáltatásának lebonyolításárára is megoldást kellett találni. A munkafolyamatok és hozzá tartozó nyomtatványok / dokumentumok kezelésére az EASTRON a WorkflowGen rendszert és az őt kiegészítő sajátfejlesztésű EastDoc dokumentumkezelő funkciókat használta. Az említett, vékony kliens technológiával megvalósított szoftverrendszer lehetővé teszi a munkafolyamatokhoz kapcsolódó dokumentumok, űrlapok elektronikus kezelését, továbbítását, a munkafolyamatok nyomon követését, visszakeresését. Egy pályázat ügymenetének lebonyolításához a rendszer létrehoz egy mappát, amiben a különböző szinteken kitöltött és jóváhagyott nyomtatványok (webform-ok) bekerülnek a mappába, a megfelelő könyvtári helyre. A pályázatoknak egyedi számozása lehetővé teszi az utólagos visszakeresést, állapot megtekintést.
Az alkalmazott szoftver és hardver termékek: Microsoft Windows Server 2003 operációs rendszer, SQL Server 2005 adatbázis kezelő, IIS6 web szerver WorklfowGen v5.0, Hyper-v virtualizált szerver környezet.
Ügyfél neve: Egészségbiztosítási Felügyelet
Projekt ideje: 2008, 6 hónap
A projekt leírása: Az Egészségbiztosítási Felügyeletnél 2008. végén került éles indításba az integrált iratkezelő és workflow rendszer. A Workflow rendszer a iktató/iratkezelő rendszerrel szorosan integrált egységes rendszert alkot. A főszámos bejövő iratok iktatást követően bekerülnek egy workflowba. Az alszámos iktatáskor a már futó főfolyamathoz becsatolódnak a kapcsolódó iratok automatikusan. A Kérelem és panasz jellegű ügyek kivizsgálása nagyon sok féle alfolyamaton keresztül történhet, minden egyes ügy egyedi kivizsgálást igényel. Ezért olyan rugalmas workflow támogatást kellett megvalósítani, amely egy keretrendszert biztosít az ügyintézők számára, amiben az összes tevékenységüket egye-egy alfolyamat indításával el tudják végezni. Az alfolyamatokban készülnek el az iratok, történnek meg a jóváhagyások, módosítások. Az irat kimenő iktatásra küldhető közvetlenül a Workflow-n keresztül anélkül, hogy az iktató rendszerbe kellene iktatni, kiadmányozni (a kiadmányozás a workflowban már megtörténik). A másik támogatott nagy terület a gyógyszer és segédeszköz ismertetők nyilvántartásának kezelése, a különböző engedélyek kezelésének folyamatai.
Az EASTRON által erre nyújtott megoldás: Microsoft Windows Server 2003 operációs rendszer, SQL Server 2005 adatbázis kezelő, IIS6 web szerver WorklfowGen v5.0
Ügyfél neve: SágaFoods Workflow.
Projekt ideje: 2007-2008, 4 hónap
Projekt leírása: A SágaFoods A régi workflow rendszerük lecserélése mellett döntött. Az új rendszer platformjául a WorkflowGen-t választották. A Promóciós ajánlatok előállítását, ellenőrzését, és az ajánlatok jóváhagyatását, indítását támogatja a minden érintett területet, osztályt és vezetőt bekapcsoló folyamat.
A Workflow segítségével a kereskedő key account managerek elő tudják állítani a vevőkörnek szánt Sága akciójukat. Az akció adatai ellenőrzésre kerülnek. A back-office AS400-as rendszerrel is kommunikáló workflowban a végleges akció kiadásra kerül. Az akció időtartam alatt a folyamat nyitva van, majd lezáródik. Az elmentett akciókból újabb akciók indíthatók. indított tranzakciót követően
A vezetők a különböző követési funkciók segítségével mindig figyelemmel tudják követni, hogy hány futó akció és milyen állapotban van..
Az alkalmazott szoftver és hardver termékek: Microsoft Windows Server 2003 operációs rendszer, SQL Server 2005 adatbázis kezelő, IIS6 web szerver WorklfowGen v5.0
Ügyfél neve: Allianz Bank Zrt.
Projekt ideje: 2007, 4 hónap
Az ügyfélnél felmerült probléma: Az Allianz Bank informatikai osztályán, a projekt menedzsment iroda, az informatikai osztály munkatársainak, és a kiszervezett informatikai szolgáltató munkáját nehezen lehetett összehangolni. Nem lehetett követni, hogy a munkatársak mivel foglalkoznak, mennyire leterheltek, a projekt feladatok és az ad-hoc feladatok hogy állnak. Ezért döntött úgy a vezetés, hogy egy workflow rendszer bevezetésével ezeket a feladat kiosztási, feladatmendzsment funkciókat áttekinthetőbbé, nyomon követhetővé teszi.
Az alkalmazott szoftver és hardver termékek: Microsoft Windows Server 2003 operációs rendszer, SQL Server 2005 adatbázis kezelő, IIS6 web szerver WorklfowGen v5.0, Hyper-v virtualizált szerver környezet
Az ügyfél által manifesztált előnyök: A WorkflowGen bevezetése után megvalósultak a kitűzött célok. Két fő folyamat kialakítása történt meg, a Telepítésmenedzsment és a Feladatmenedzsment. A feladatok indítása kétféleképen történhet. Az egyik a projektirodán vezetett MS projekt file-ból olvassa be az aktuális projekt feladatokat, a másik - ad-hoc feladatok esetén - pedig manuálisan történik. Az előnye a megvalósult rendszernek, hogy áttekinthetővé vált az informatikai osztály és a kiszervezett szolgáltatói kör tevékenysége. A státusz riportok vezetése által nyomon követhetővé váltak a feladatok. A workflowhoz sok testreszabott riport készült, amellyel az egyes speciális statisztikák és lekérdezések is előállíthatók, exportálhatók, nyomtathatók.
Ügyfél neve: Bihor megyei Tanács önkormányzat (Románia)
Projekt ideje: 2006, 4 hónap
Az ügyfélnél felmerült probléma: A Tanácsnál az ügyiratkezelés és ügymenet támogatási feladatokat e-mailben továbbították az ügyintézők felé. Kézzel történt az iratok szignálása, a papír alapú iratkezelés is nehezítette a sok beadvány feldolgozását.
Az EASTRON által erre nyújtott megoldás: Az új ügymenet támogató workflow rendszer bevezetésével egy időben áttértek az iratok teljes körű digitalizálására is. Egy teljesen általános célú iktató és ügymenet támogató workflow került kialakításra, amellyel rugalmasan lehetetett az egyes osztályok felé elküldeni a beérkezett és iktatott iratokat. Fontos szempont volt, hogy az elnökségen kell minden bejövő és kimenő dokumentum átmenjen, ott történik a bejövő dokumentumok szignálása, míg a kimenő leveleket is az elnökségnek kell jóváhagynia. Az ügyintézők mindig az adott ügynek megfelelő felelősnek (osztálynak) továbbíthatják a csatolt iratot. Lehetségessé vált az ügyek követése, az irat és az ügy státusza. Amikor az ügy elintéződött, elkészült a válasz, és lezárható lett az ügy, megtörténik a kimenő iktatás és a válasz kiküldhető.
Ügyfél neve: KFKI Rendszerintegrációs Zrt.
Projekt ideje: 2006, 4 hónap
Projekt leírása: Az akkori Icon Zrt-nél a korábban használatban lévő Workflow alkalmazást a szállító cég nem támogatta tovább, ezért a cég érdeklődése a WorkflowGen –re irányult. A rendszer azonnal elnyerte az egyébként Workflow rendszereket jól ismerő informatikai cég és vezetői tetszését, így azonnal a bevezetés mellett döntöttek. A jól specifikált folyamatokat (Beszerzési, Iktatás, Projekt végrehajtás, Bejövő ajánlat feldolgozás), amelyekhez dokumentumokat is kellett tudni csatolni, rövid idő alatt bevezetésre kerültek. Ezért az elektronikus irattartó kialakítását és testreszabását rövid idő alatt meg kellett valósítani. A rendszer jelenleg sok iktatást kezel, az azóta egybeolvadt KFKI és a Magyar Telekom által felvásárolt KFKI és IQSYS cégeknél a bejövő és kimenő iktatási folyamatok nagy számban vannak használatban, az automatikus fax iktatással együtt a napi 150-200 új folyamat van elindítva és a nyitott folyamatok száma a több ezerre tehető.
Az alkalmazott szoftver és hardver termékek: Microsoft Windows Server 2003 operációs rendszer, SQL Server 2005 adatbázis kezelő, IIS6 web szerver WorklfowGen v5.0